Tamu Cuma Kebagian Foto Sekali, Apa yang Bisa Panitia Lakukan

Di hampir semua acara ramai, ada tamu yang cuma sempat sekali masuk photobooth, dan ada yang tidak sempat sama sekali.

Ini bukan tanda ada yang gagal. Ini akibat matematika yang sudah terjadi sejak sebelum acaranya dimulai.

Kenapa gilirannya terbatas

Satu sesi photobooth butuh 3 sampai 4 menit. Berarti satu unit menyelesaikan sekitar 15 sampai 20 sesi per jam.

Kalau boothnya dibuka 3 jam, ada sekitar 45 sampai 60 giliran. Di acara yang dihadiri ratusan orang, peminatnya hampir selalu lebih banyak daripada itu.

Jadi bukan soal ada yang lambat. Gilirannya memang lebih sedikit daripada yang mau.

Satu hal yang sering memperparah tanpa disadari

Di SnapHeaven, satu sesi tidak dibatasi jumlah orangnya, asal masih muat di frame.

Tapi sebagian panitia memilih membatasi, misalnya 4 atau 5 orang per sesi. Itu keputusan mereka dan kami ikut saja.

Yang perlu disadari: pembatasan itu memperpanjang antrean. Rombongan 12 orang yang tadinya selesai dalam satu sesi jadi terpecah menjadi tiga. Jumlah gilirannya tetap sama, tapi sekarang habis tiga kali lebih cepat.

Kalau tujuanmu supaya semua kebagian, batas ini bekerja melawan tujuanmu. Kalau tujuanmu supaya tiap wajah kelihatan jelas di cetakan, batas ini masuk akal. Yang penting kamu memilihnya sadar-sadar, bukan ikut-ikutan.

Yang bikin tamu merasa dicurangi

Masalahnya jarang di aturannya. Masalahnya di cara menyampaikannya.

Tamu kesal bukan karena gilirannya terbatas, tapi karena:

• Tidak tahu aturannya sampai sudah berdiri di depan kamera
• Melihat rombongan lain masuk berdelapan padahal dia disuruh berempat
• Sudah mengantre lama, lalu boothnya ditutup tepat waktu gilirannya tiba

Ketiganya bisa dicegah panitia tanpa biaya sepeser pun.

Empat hal yang bisa panitia lakukan

1. Umumkan aturannya di awal acara. Satu kalimat waktu MC membuka acara sudah cukup. Orang menerima aturan yang diketahui sejak awal, dan menolak aturan yang baru muncul waktu gilirannya tiba.

2. Buka boothnya sejak acara dimulai. Bukan cuma saat istirahat. Ini menambah jumlah giliran tanpa menambah biaya, karena jam yang tadinya kosong jadi terpakai.

3. Longgarkan menjelang penutupan. Kalau 20 menit terakhir antreannya sudah habis, biarkan yang mau masuk lagi. Ini tidak merugikan siapa pun, dan orang mengingat kelonggaran ini lebih lama daripada aturannya.

4. Sediakan jalan lain untuk berfoto. Yang tidak kebagian bukan bermasalah dengan aturannya. Mereka cuma masih ingin berfoto.

Yang kami sediakan untuk poin keempat

Di acara yang memakai photobooth SnapHeaven, ada SnapShare, virtual photobooth gratis: tamu bisa berfoto pakai HP masing-masing, gratis, sampai tiga kali per HP.

Pindai QR yang dipasang panitia, foto pakai kamera HP sendiri, pilih bingkai acaranya, dan hasilnya masuk ke satu tempat bersama foto tamu lain. Tanpa aplikasi, tanpa daftar.

Tiga kali itu angka yang disengaja. Cukup untuk mengulang kalau hasil pertamanya kurang sreg, tapi tidak sebanyak yang membuat orang berhenti mengantre di booth aslinya.

Perlu ditegaskan: ini bukan pengganti photobooth. Cetakan fisik yang bisa dibawa pulang hari itu juga, lampu studio, dan kru yang membantu berpose tetap dari boothnya. SnapShare mengurus yang selama ini dibiarkan kosong, yaitu tamu yang keinginannya berfoto tidak habis setelah gilirannya lewat.

Kesimpulannya untuk panitia

Giliran yang terbatas itu kenyataan, bukan kegagalan. Yang bisa kamu atur ada tiga: berapa lama boothnya dibuka, apakah kamu membatasi jumlah orang per sesi, dan apa yang kamu sediakan untuk yang tidak kebagian.

Kalau ketiganya sudah dipikirkan sebelum hari H, hampir tidak ada lagi yang pulang dengan perasaan tidak kebagian.