Photobooth Penuh Terus Selama Acara, Salah Siapa?

“Photoboothnya penuh terus, jadi banyak yang nggak kebagian.” Kalimat ini sering muncul setelah acara selesai, biasanya diarahkan ke vendornya.

Hampir tidak pernah penyebabnya vendor. Biasanya empat hal, dan keempatnya sudah bisa dikenali jauh sebelum acaranya berjalan.

Penyebab 1: jam bukanya terlalu pendek

Satu sesi photobooth butuh 3 sampai 4 menit, jadi satu unit menyelesaikan sekitar 15 sampai 20 sesi per jam.

Kalau di acaramu ada 90 rombongan yang mau berfoto, dibutuhkan sekitar 5 sampai 6 jam. Membuka boothnya 2 jam berarti dua pertiga tamunya memang tidak akan kebagian. Itu sudah pasti sejak di atas kertas, bukan karena ada yang gagal di lapangan.

Cara mengeceknya sebelum acara: perkirakan jumlah rombongan, bagi 15, bandingkan dengan berapa jam boothnya dibuka.

Penyebab 2: boothnya dibuka cuma saat istirahat

Banyak panitia menahan boothnya sampai jeda, dengan alasan supaya tidak mengganggu acara utama.

Akibatnya seluruh permintaan menumpuk di satu jendela pendek, dan jam-jam sebelumnya boothnya menganggur. Waktu menganggur itu tidak bisa dipakai mengejar tumpukan yang terjadi kemudian.

Yang lebih baik: buka sejak acara dimulai, bahkan waktu aula masih setengah kosong.

Penyebab 3: batas orang per sesi terlalu ketat

Di SnapHeaven satu sesi tidak dibatasi jumlah orangnya, asal muat di frame. Sebagian panitia memilih membatasi 4 atau 5 orang.

Kalau kamu memakai batas itu dan boothnya cuma dibuka sebentar, dua keputusan itu saling memperburuk. Rombongan besar terpecah, giliran habis lebih cepat, dan antreannya memanjang.

Yang lebih baik: kalau waktumu sempit, jangan pakai batas. Kalau kamu butuh batas, tambah jamnya.

Penyebab 4: penempatannya menyumbat

Photobooth di dekat pintu masuk terasa masuk akal waktu menggambar denah. Di lapangan hasilnya dua masalah sekaligus.

Antreannya menghalangi orang yang mau masuk atau keluar. Dan panjang antreannya jadi hal pertama yang dilihat orang begitu tiba, sehingga sebagian memutuskan tidak jadi ikut sebelum mencoba.

Yang lebih baik: jauh dari pintu dan dari jalur ke meja makan, tapi masih terlihat dari area utama. Antreannya perlu ruang memanjang tanpa memotong jalan orang.

Yang memang tanggung jawab vendor

Supaya adil, ini yang seharusnya ditagih ke vendor:

• Alatnya siap sebelum jam mulai, bukan masih dipasang waktu tamu sudah datang
• Cetakannya keluar cepat dan tidak macet di tengah acara
• Ada kru yang membantu, bukan alat ditinggal begitu saja
• Kalau ada yang rusak, ada cadangannya

Kalau salah satu ini gagal, itu memang bukan salah panitia.

Yang kami siapkan untuk sisanya

Kapasitas selalu terbatas, seberapa rapi pun perencanaannya. Di acara ramai selalu ada yang tidak kebagian.

Di acara yang memakai photobooth SnapHeaven, ada SnapShare, virtual photobooth gratis: tamu bisa berfoto pakai HP masing-masing sambil menunggu giliran, gratis, sampai tiga kali per HP. Pindai QR di lokasi, foto, pilih bingkai acaranya, hasilnya kumpul jadi satu bersama foto tamu lain. Tanpa aplikasi, tanpa daftar.

Ini bukan pengganti photobooth, dan bukan alasan untuk memangkas kapasitas. Cetakan fisik dan kru yang membantu berpose tetap dari boothnya. SnapShare cuma memastikan waktu tunggu tidak terbuang, dan tidak ada yang pulang tanpa membawa apa-apa.

Empat pertanyaan sebelum menetapkan tanggal

1. Berapa rombongan yang benar-benar mau berfoto, bukan berapa yang diundang?
2. Boothnya dibuka jam berapa sampai jam berapa, dan cukupkah kalau dibagi 15?
3. Kamu membatasi jumlah orang per sesi atau tidak, dan sudah sadar akibatnya?
4. Di titik mana boothnya ditaruh, dan antreannya memanjang ke arah mana?

Kalau keempatnya sudah dijawab sebelum tanggalnya ditetapkan, kalimat “photoboothnya penuh terus” biasanya tidak pernah muncul.