Antrean Photobooth di Acara Panjang Banget, Ini Cara Mengatasinya

Antrean photobooth yang panjang sering dikira tanda vendornya lambat. Biasanya bukan. Itu tanda permintaannya menumpuk di jam yang sama.

Hitungan kapasitasnya sederhana

Satu sesi photobooth butuh 3 sampai 4 menit. Di dalamnya ada orang masuk, mengatur gaya, tiga kali jepret, memilih hasil, dan menunggu cetakannya keluar.

Bagi 60 menit dengan itu, hasilnya sekitar 15 sampai 20 sesi per jam untuk satu unit. Itu batas fisiknya, dan tidak bisa dipercepat tanpa mengurangi kualitas.

Yang sering meleset dari hitungan panitia: satu sesi bukan satu orang. Di SnapHeaven satu sesi tidak dibatasi jumlah orangnya, asal masih muat di frame. Serombongan satu kelas boleh masuk sekaligus.

Jadi 15 sampai 20 sesi per jam itu bisa berarti 40 orang, bisa juga 80, tergantung kebiasaan tamunya.

Masalahnya bukan totalnya, tapi menumpuknya

Kalau tamu datang menyebar rata sepanjang acara, kapasitas segitu biasanya cukup.

Yang terjadi bukan begitu. Photobooth ramai persis di dua momen: jeda antar mata acara dan istirahat makan. Dua momen itu pendek, dan semua orang bebas di waktu yang bersamaan.

Akibatnya permintaan satu jam bisa dua sampai tiga kali lipat kapasitasnya, sementara jam-jam sebelumnya boothnya justru menganggur. Waktu yang terbuang di jam sepi tidak bisa dipakai mengejar tumpukan di jam ramai.

Empat cara panitia mengatasinya

1. Buka boothnya sejak acara dimulai. Jangan menahannya sampai jeda. Membuka lebih awal menambah jumlah giliran yang tersedia tanpa menambah biaya apa pun, karena jam yang tadinya kosong jadi terpakai.

2. Jauhkan booth dari pintu masuk. Kalau di dekat pintu, antreannya menghalangi orang yang mau lewat, dan panjangnya jadi hal pertama yang dilihat orang begitu tiba. Sebagian memutuskan tidak jadi ikut sebelum mencoba.

3. Hati-hati membatasi jumlah orang per sesi. Sebagian panitia menerapkan batas 4 atau 5 orang per sesi. Itu boleh, tapi sadari akibatnya: rombongan besar terpecah jadi beberapa sesi, dan antreannya otomatis jadi lebih panjang. Kalau targetmu semua kebagian, batas ini justru melawan tujuanmu.

4. Beri jalan lain untuk tetap berfoto. Ini yang paling sering terlewat. Yang mengantre bukan tidak mau foto. Mereka mau, cuma alatnya cuma satu.

Yang kami lakukan untuk yang keempat

Di acara yang kami isi, ada SnapShare, virtual photobooth gratis yang membuat tamu bisa berfoto pakai HP masing-masing sambil menunggu giliran.

Tamu memindai QR di lokasi, foto pakai kamera HP sendiri, pilih bingkai acaranya, dan hasilnya masuk ke satu tempat bersama foto tamu lain. Tiap HP boleh sampai tiga kali. Tanpa aplikasi, tanpa daftar.

Ini bukan pengganti photobooth. Cetakan fisik, lampu studio, dan kru yang membantu berpose tetap dari boothnya. SnapShare menutup celah yang selama ini dibiarkan kosong: waktu tunggu yang terbuang, dan orang yang tidak kebagian giliran sampai acara selesai.

Kalau acaramu memakai photobooth kami, SnapShare sudah ikut tanpa biaya tambahan.

Sebelum menetapkan tanggal

Antrean panjang sebetulnya kabar baik: artinya boothnya diminati. Yang perlu dihindari cuma satu, yaitu orang pulang tanpa membawa apa-apa.

Perkirakan berapa yang mau berfoto, bagi dengan 15, dan bandingkan dengan berapa jam boothnya akan dibuka. Kalau hasilnya lebih panjang, bicarakan dulu dengan kami sebelum tanggalnya ditetapkan.