12 Pertanyaan Wajib Sebelum Deal dengan Wedding Organizer

Pertemuan pertama dengan wedding organizer biasanya menyenangkan. Mereka menunjukkan portofolio, kamu terpesona, lalu pulang dengan perasaan sudah menemukan yang tepat.

Masalahnya baru muncul dua bulan kemudian, saat kamu menyadari ada hal yang kamu kira sudah termasuk padahal tidak.

Dua belas pertanyaan ini yang paling banyak mencegah itu. Kirim daftarnya lewat pesan sebelum bertemu, supaya mereka sempat menyiapkan jawaban dan pertemuannya jadi lebih berisi.

Tentang timnya

1. Berapa orang tim yang benar-benar hadir di hari H?

Bukan berapa orang di kantor, tapi berapa yang berdiri di lokasi acaramu.

Jawaban yang bagus: angka yang pasti, plus pembagian tugasnya. “Enam orang: satu koordinator utama, dua di penerima tamu, satu di panggung, dua bergerak.”

Tanda bahaya: “Tergantung nanti.”

2. Siapa koordinator utamanya, dan apakah orangnya yang saya temui sekarang?

Ini sering meleset. Yang menemuimu saat penawaran kadang bagian pemasaran, dan yang bekerja di hari H orang lain yang belum pernah kamu ajak bicara.

Jawaban yang bagus: nama orangnya, dan tawaran untuk mengenalkannya sebelum hari H.

3. Apakah tim kalian menangani acara lain di tanggal yang sama?

Wedding organizer yang menangani dua acara di hari yang sama itu wajar, asal timnya berbeda. Yang tidak wajar adalah tim yang sama dibagi dua.

Tentang isi paketnya

4. Vendor mana yang sudah termasuk, vendor mana yang harus saya cari sendiri?

Ini pertanyaan nomor satu. Sumber salah paham terbesar dalam persiapan pernikahan.

Minta daftarnya tertulis, bukan lisan. Yang paling sering ternyata tidak termasuk: photobooth, foto dan video utama, souvenir, seserahan, dan pas foto untuk file KUA.

5. Kalau saya mau menambah vendor sendiri, ada biaya koordinasi atau tidak?

Sebagian wedding organizer mengenakan biaya untuk vendor dari luar jaringan mereka. Itu sah, tapi kamu perlu tahu di depan.

6. Apa yang tidak termasuk paket ini?

Balikkan pertanyaannya. Orang biasanya menanyakan apa yang termasuk, dan daftar itu selalu terdengar lengkap.

Menanyakan yang tidak termasuk memberi gambaran yang jauh lebih jujur.

Tentang uang

7. Bagaimana skema pembayarannya, dan kapan jatuh temponya?

Minta tanggalnya, bukan cuma persennya. “30 persen di awal” tidak cukup. Yang kamu butuhkan: tanggal berapa, berapa rupiah.

8. Kalau acaranya dibatalkan atau diundur, uangnya bagaimana?

Pertanyaan yang tidak enak ditanyakan, dan justru karena itu penting.

Jawaban yang bagus: aturan yang jelas dan tertulis. Misalnya uang muka hangus, tapi bisa dipindahkan ke tanggal lain dalam enam bulan.

Tanda bahaya: “Ah, tenang saja, nanti kita bicarakan.”

9. Ada biaya yang biasanya muncul di akhir tapi tidak tertulis di penawaran?

Yang jujur akan menyebutkan: biaya lembur kalau acara molor, biaya parkir tim, konsumsi tim, dan biaya listrik tambahan di beberapa gedung.

Yang menjawab “tidak ada sama sekali” biasanya belum pernah menghitung.

Tentang hari H

10. Apa yang terjadi kalau ada vendor yang batal mendadak?

Jawaban yang bagus: menyebut nama cadangan. “Kalau riasnya berhalangan, kami punya dua nama lain yang biasa kami pakai.”

Tanda bahaya: “Nanti kami urus.” Itu bukan rencana, itu harapan.

11. Boleh saya lihat susunan acara dari pernikahan sebelumnya?

Ini pertanyaan yang paling banyak mengungkap.

Susunan acara yang rapi, berisi jam, nama penanggung jawab tiap bagian, dan nomor yang bisa dihubungi, menunjukkan cara kerja yang rapi.

Yang menolak menunjukkan dengan alasan rahasia biasanya memang tidak punya.

12. Jam berapa tim datang, dan jam berapa boleh mulai memasang?

Ini bergantung aturan gedung, dan wedding organizer yang pernah bekerja di sana sudah tahu. Yang belum pernah akan menjawab dengan tebakan.

Tiga tanda bahaya yang paling jelas

Menolak menuliskan kesepakatan. Apa pun yang disepakati lisan akan hilang setelah tiga bulan. Bukan karena ada yang berbohong, tapi karena ingatan memang begitu.

Semua jawaban berupa “nanti kami urus”. Sekali dua kali wajar. Kalau semua pertanyaan dijawab begitu, artinya belum ada rencananya.

Menekan supaya cepat memutuskan. “Tanggal itu banyak yang mau, kalau tidak DP sekarang bisa hilang.” Kadang benar. Tapi kalau ini kalimat pertama sebelum kamu sempat bertanya apa pun, itu penjualan, bukan pelayanan.

Yang sebaiknya kamu siapkan sebelum bertemu

• Tanggal dan lokasi acara, sudah pasti
• Perkiraan jumlah tamu, walaupun kasar
• Anggaran total, walaupun kamu tidak menyebutkannya di awal
• Tiga foto dari internet yang menggambarkan gaya yang kamu mau

Empat hal itu membuat pertemuan pertama jadi berisi, bukan sekadar perkenalan.

Jangan lupa vendor yang biasanya di luar paket

Empat hal ini yang paling sering terlupa sampai menjelang hari H:

Photobooth untuk tamu. Hampir selalu vendor terpisah. Sewa photobooth SnapHeaven melayani area Bekasi sampai Cikarang dengan cetak tanpa batas selama acara, dan desain cetakannya bisa memakai nama kalian berdua.

Pas foto untuk file KUA. Ini urusan sebelum acara, bukan urusan wedding organizer. Pas foto Rp 55.000 per orang, jadi 10 menit. Ukuran dan syaratnya ada di panduan pas foto nikah.

Souvenir.

Foto dan video utama, kalau ternyata tidak termasuk.

Penutup

Dua belas pertanyaan ini butuh satu jam untuk ditanyakan, dan menghemat berbulan kekhawatiran.

Kalau ada satu yang harus kamu pilih, pilih nomor 4: vendor mana yang termasuk, vendor mana yang tidak.

Baca juga daftar wedding organizer Bekasi.