Cara Ajukan Proposal Photobooth ke Guru Pembina

Panitia sudah sepakat, tapi guru pembina belum. Ini bagian yang menentukan, dan biasanya dikerjakan terburu-buru.

Yang dipikirkan guru pembina

Sebelum menulis, pahami dulu yang ada di kepala mereka:

Uangnya dari mana dan untuk apa. Dana kegiatan harus bisa dipertanggungjawabkan. Pengeluaran yang tidak jelas manfaatnya akan dicoret.

Apa acaranya tetap jalan tanpa ini. Kalau jawabannya iya, photobooth masuk kategori tambahan, dan tambahan selalu diperiksa lebih ketat.

Ada risiko apa. Alat listrik, kerumunan, dan pihak luar yang masuk sekolah. Semuanya perlu dijawab.

Proposal yang menjawab tiga hal ini duluan jauh lebih cepat disetujui.

Susunan proposal yang biasanya berhasil

1. Satu paragraf pembuka. Acara apa, kapan, berapa perkiraan peserta. Jangan bertele-tele.

2. Apa itu photobooth dan apa yang didapat peserta. Jangan berasumsi guru pembina sudah tahu. Sebutkan konkret: tiap peserta dapat berapa kali foto, cetakan berapa lembar, dan apakah dapat file digital.

3. Kenapa ini berguna untuk acara. Bagian yang paling menentukan. Bahas di bawah.

4. Rincian biaya. Angka pasti, bukan perkiraan. Sebutkan apa saja yang sudah termasuk.

5. Sumber dana. Kalau sebagian dari sponsor, sebutkan berapa dan dari siapa.

6. Lampiran. Contoh hasil, dan profil penyedia jasanya.

Alasan yang bekerja

Yang tidak bekerja: “biar seru” dan “sekolah lain juga ada”.

Yang bekerja:

Nilai untuk sponsor. Logo sponsor di frame ikut terbawa pulang peserta dan ikut difoto ulang untuk di-upload. Ini bentuk paparan yang bisa kamu jual, dan angkanya bisa menutup sebagian biaya. Guru pembina suka pengeluaran yang sebagian menghasilkan sendiri.

Menahan orang supaya tidak pulang cepat. Untuk bazar dan market day, ini langsung berpengaruh ke stan lain. Bisa disebut sebagai fungsi, bukan hiburan.

Dokumentasi yang dibawa pulang. Cetakan fisik itu kenang-kenangan yang disimpan bertahun-tahun, beda dengan foto panitia yang hilang di grup WhatsApp.

Antrean jadi bagian acara. Di jeda antar lomba atau antar penampilan, booth mengisi waktu kosong yang biasanya bikin peserta bosan lalu pulang.

Kesalahan yang bikin ditolak

Angkanya tidak pasti. “Sekitar sekian” langsung memancing pertanyaan. Minta penawaran resmi dulu, baru menulis proposal.

Tidak ada contoh hasil. Guru pembina biasanya belum pernah melihat langsung. Lampirkan contoh cetakan dari sekolah lain.

Diajukan mepet. Proposal yang masuk seminggu sebelum acara akan ditolak walaupun isinya bagus, karena tidak ada waktu memprosesnya.

Tidak menjawab soal keamanan. Sebutkan siapa yang datang, berapa orang, dan kapan mereka masuk dan keluar sekolah.

Bahan yang bisa kamu lampirkan

Di halaman OpenBooth ada profil PDF yang bisa langsung dilampirkan ke proposal, plus contoh hasil cetak dari acara sekolah yang sudah kami kerjakan.

Ini menghemat waktu, karena kamu tidak perlu menyusun sendiri penjelasan tentang penyedia jasanya.

Kapan mengajukannya

Sekitar H-30. Alasannya:

• Proses persetujuan sering butuh beberapa kali bolak-balik
• Setelah disetujui, masih perlu waktu untuk booking tanggal
• Desain frame butuh dua minggu, termasuk revisi

Kalau kamu mengajukan H-14, kemungkinan besar tanggalnya sudah diambil sekolah lain, terutama di musim pensi dan perpisahan.

Minta penawaran dan ambil bahan proposalnya di OpenBooth.